Controlar el inventario permite saber qué existencias tienes, dónde están y cuánto valen en cada momento. Los beneficios principales son menos roturas de stock, menos dinero parado en el almacén y compras mejor planificadas. También consigues unas cuentas fiables, porque la contabilidad exige un inventario al cierre de cada ejercicio. Y sabes antes cuándo falta algo o sobra.
Qué es el control de inventarios.
Es el conjunto de reglas y herramientas que te dicen, en cualquier momento, cuántas unidades de cada producto tienes y dónde están. Incluye las entradas y salidas, los recuentos y la valoración de lo almacenado.
No es solo cosa de grandes almacenes. Un taller con piezas de repuesto, una tienda con tallas o un restaurante con ingredientes perecederos también tienen un inventario. Si lo llevas de memoria o en una libreta, el problema aparece cuando creces o cuando falta la persona que sabe dónde está todo.
Los siete beneficios que se notan.
- Menos roturas de stock. Sabes qué se agota antes de que ocurra. Avisos de mínimos evitan la venta perdida o el pedido que no se puede servir.
- Menos dinero parado. Lo que no se vende ocupa espacio y capital. Verlo te permite decidir si lo rebajas, lo devuelves o dejas de comprarlo.
- Cuentas más fiables. El stock es dinero. Si su valor no es correcto, el balance y los resultados tampoco lo son.
- Menos pérdidas por error. Los recuentos periódicos descubren duplicados, mermas y salidas sin anotar mientras todavía se pueden explicar.
- Compras mejor planificadas. Con el histórico de consumo, pides lo necesario y en el momento adecuado.
- Menos tiempo en recuentos. Un buen control reduce el inventario general anual a una comprobación de lo ya sabido.
- Decisiones con datos. Qué productos rotan, cuáles no y cuáles dejan más margen deja de ser una intuición.
Ninguno de estos beneficios es automático. Aparecen cuando el inventario se actualiza en cada movimiento, no cuando se corrige una vez al año.
Qué exige la ley.
Controlar el inventario no es solo una buena práctica. Varias obligaciones contables dependen de él.
El Código de Comercio establece que el libro de inventarios y cuentas anuales se abre con el balance inicial detallado de la empresa. También se transcribe el inventario de cierre de ejercicio. Es decir, al terminar el año tienes que poder decir qué existencias tienes.
El Plan General de Contabilidad añade la valoración. Los bienes y servicios que forman las existencias se valoran por su coste, ya sea el precio de adquisición o el coste de producción. Sin un registro de lo que compras y a qué precio, esa valoración es una estimación.
Por último, el mismo Código obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio, debidamente ordenados, durante seis años. Un inventario organizado facilita cumplirlo.
Todo esto aplica a las cuentas. Si tienes dudas concretas sobre tu caso, consulta con tu gestor.
Cómo empezar.
No hace falta un proyecto grande. Estos pasos funcionan para casi cualquier negocio.
- Haz un inventario inicial. Cuenta todo una vez, con calma, y apúntalo con un código por producto.
- Pon nombre a las ubicaciones. Pasillo, estantería, caja. Lo que no tiene sitio se pierde.
- Registra cada entrada y cada salida. Aunque al principio sea a mano, constancia es mejor que perfección.
- Fija mínimos y máximos. Los mínimos avisan de cuándo pedir, y los máximos evitan comprar de más.
- Cuenta una parte cada semana. Los recuentos cíclicos por zonas detectan desajustes sin parar el negocio.
- Revisa lo que no se mueve. Una lista mensual de productos sin salida te ahorra capital parado.
Hoja de cálculo o programa de gestión.
Una hoja de cálculo basta mientras tienes pocos productos y un solo almacén. Es barata y flexible. Su límite llega con los movimientos simultáneos: dos personas editando a la vez o ventas desde varios canales.
Un programa de gestión da más cuando necesitas varios usuarios, avisos de mínimos, lectura de códigos de barras o conexión con ventas y facturas. Si el stock está separado de la facturación, acabas anotando dos veces y se desajusta.
El fundador de OverFuture acumula experiencia desde 2013 y más de 100 proyectos, y la empresa publica su servicio de software de gestión empresarial. Uno de ellos es un CRM a medida para Nutrivazquez con agenda y notificaciones. Muestra bien cuándo compensa un desarrollo propio frente a uno estándar, y lo cuenta su ficha de proyecto.
Qué mirar al elegir un programa.
Antes de decidir, comprueba cinco cosas.
- Que registre entradas y salidas en el momento, no al final del día.
- Que conecte con tus ventas y tus facturas, para no duplicar datos.
- Que permita varios almacenes o ubicaciones si los vas a necesitar.
- Que dé avisos de mínimos y un histórico de movimientos.
- Que puedas sacar tus datos si cambias de programa.
Si tu forma de trabajar es muy particular, un desarrollo a medida evita adaptar tu negocio al programa. Si es estándar, un software de mercado suele bastar. En qué es un software de gestión explicamos las diferencias. Y ERP: qué es y para qué sirve cuenta el siguiente paso, cuando el inventario es solo una parte de la gestión.
Preguntas frecuentes.
La ley exige uno al cierre del ejercicio. Para gestionar bien, conviene contar una parte cada semana o cada mes, según el volumen.
El stock son las unidades que tienes. El inventario es el registro que las controla: qué hay, dónde está y cuánto vale.
Sí. Un negocio pequeño pierde proporcionalmente más con un error de stock, porque tiene menos margen para absorberlo.
Cuando tu forma de trabajar es distinta de la estándar o necesitas conectar el stock con otros procesos propios. Lo valoramos contigo antes de proponerlo.
