Para cambiar de programa sin perder datos, haz primero un inventario de lo que tienes y pide una exportación completa al proveedor actual. Después limpia los datos, haz una migración de prueba y compara los resultados antes del cambio definitivo. Conserva el programa antiguo en modo consulta, o su exportación, durante el tiempo que la ley obliga a guardar la documentación.
Antes de nada, el inventario.
Un error frecuente es pensar solo en los clientes. Un programa de gestión guarda mucho más, y casi todo importa.
- Datos maestros. Clientes, proveedores, productos y tarifas.
- Historial. Pedidos, facturas, presupuestos y pagos.
- Documentos. Contratos, fotos o adjuntos asociados a cada ficha.
- Configuración. Series de facturación, impuestos, usuarios y permisos.
Apunta también de dónde sale cada dato. A veces hay información repartida entre el programa, hojas de cálculo y el correo.
Pedir los datos al proveedor actual.
Pide una exportación completa y en un formato que se pueda abrir, como una hoja de cálculo o un archivo de base de datos. Pídela antes de avisar de la baja, mientras la relación es buena.
Si el proveedor trataba datos personales por tu cuenta, el RGPD prevé que al terminar los suprima o te los devuelva, a tu elección. Elige que te los devuelva, y después que los borre.
Si el programa lo hizo una empresa a medida, revisa qué dice el contrato sobre el código y los datos. Lo explicamos en de quién es el código fuente.
Limpiar antes de migrar.
Migrar es una buena ocasión para ordenar. Clientes duplicados, fichas a medio rellenar o productos que ya no vendes no tienen por qué pasar al programa nuevo.
El RGPD pide que los datos personales sean exactos y, si hace falta, estén actualizados. También que no se guarden más tiempo del necesario para su finalidad. Revisa con tu asesor qué puedes borrar y qué debes conservar.
Decide quién de tu empresa valida la limpieza. Nadie conoce mejor los datos que quien trabaja con ellos cada día.
La migración de prueba.
Nunca hagas el cambio definitivo a la primera. Haz una migración de prueba a una copia del programa nuevo.
Después, compara. Cuenta los clientes, suma las facturas de un año y abre unas cuantas fichas al azar en los dos programas. Si los números no cuadran, se corrige antes de que importe.
Prueba también los casos raros. El cliente con dos direcciones, la factura rectificativa o el producto descatalogado suelen ser los que fallan.
El día del cambio.
Elige un momento tranquilo, como un fin de mes o un periodo de poca actividad. Congela el programa antiguo para que nadie meta datos nuevos mientras se migra.
Haz la migración final, repite las comprobaciones y da acceso al equipo al programa nuevo. Durante los primeros días, ten a alguien disponible para resolver dudas.
Si el programa nuevo factura, comprueba que cumple el reglamento de sistemas de facturación. Debe garantizar la integridad, la conservación y la trazabilidad de los registros, entre otros requisitos. Lo contamos en Veri*factu y software a medida.
Qué conservar después.
No borres el programa antiguo en cuanto el nuevo funcione. Los empresarios deben conservar libros, correspondencia y justificantes de su negocio durante seis años.
Lo práctico es guardar una exportación completa y verificada, o mantener el programa antiguo en modo consulta. Así puedes responder a una inspección o a un cliente que pregunta por una factura antigua.
Cómo lo hacemos nosotros.
En nuestros CRM y gestores a medida, la migración de datos es una parte más del proyecto. Por eso es uno de los factores del precio, que parte de 6.000 €, IVA no incluido.
Un ejemplo de programa que reúne mucha información es el CRM de Nutrivazquez. Reúne facturación, clientes, dietas, citas y usuarios. Puedes verlo en su ficha.
El código, los datos y la exportación quedan a tu nombre en la mayoría de proyectos, según contrato. Así el siguiente cambio será más fácil.
Si aún dudas entre comprar o encargar, lee software a medida o estándar. Y para el proyecto completo, entra en desarrollo de software a medida.
Preguntas frecuentes.
Si se hace con inventario, migración de prueba y comprobaciones, el riesgo baja mucho. El problema suele estar en migrar sin probar.
Depende del volumen y de lo limpios que estén los datos. Lo que más tiempo lleva suele ser la limpieza, no el traspaso.
Revisa el contrato y consulta con tu asesor. Si el proveedor trataba datos personales por tu cuenta, el RGPD prevé que te los devuelva.
Conserva al menos una exportación completa durante el tiempo que la ley obliga a guardar la documentación.
