Una buena aplicación para hacer facturas numera las facturas de forma correlativa, incluye todos los datos que exige la ley y cumple la normativa de sistemas de facturación. Si eres autónomo, mira el mejor programa de facturación para autónomos. Además debe encajar con tu forma de trabajar: presupuestos, clientes, cobros y exportación a tu gestor. El Reglamento de facturación exige que la numeración dentro de cada serie sea correlativa. Si quieres comparar programas, mira el mejor programa de facturación.
Lo mínimo que debe hacer una factura.
Una factura no es un documento libre. El Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación, dice en su artículo 6 que toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que enumera. Entre ellos están el número y la serie, la fecha de expedición, los datos del emisor y del destinatario, la descripción de la operación y el impuesto aplicado.
La norma añade un detalle que una hoja de cálculo no siempre respeta. La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa. Si borras una factura y rompes la secuencia, tienes un problema. Una aplicación seria no te deja hacerlo: anula y rectifica, pero no salta números.
Es la primera prueba para cualquier programa. Crea tres facturas y comprueba que los números salen seguidos y que no puedes eliminar una intermedia.
Qué es Veri*factu y qué plazos hay.
El Real Decreto 1007/2023 regula las exigencias técnicas de los sistemas informáticos de facturación. Busca estandarizar los formatos de los registros que contienen la información generada. En la práctica, el programa que uses debe registrar cada factura de forma que no se pueda alterar sin dejar rastro.
Los plazos para adaptarse ya están fijados. Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027. El resto de obligados, autónomos incluidos, antes del 1 de julio de 2027. El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda comunicó que prevé ampliar estos plazos; hasta que la nueva norma salga en el BOE, siguen vigentes estas fechas.
Por eso conviene preguntar al fabricante, antes de contratar, si el programa cumple esta norma y desde qué versión. Un programa que no lo prevea te obligará a cambiar de herramienta con prisa.
Factura electrónica entre empresas.
La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas recoge la promoción del uso de la factura electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales. Su reglamento, el Real Decreto 238/2026, la hace obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para quien supera los ocho millones de euros de volumen de operaciones. Para el resto, la obligación llega el 6 de octubre de 2028. La dirección está clara: más facturas en formato estructurado y menos PDF enviados por correo.
Elige una aplicación que pueda generar y recibir facturas en formato estructurado, o que tenga una vía para añadirlo. No tienes que usarlo hoy, pero te evitará rehacer el sistema cuando llegue la obligación.
Funciones que merece la pena comparar.
Más allá de lo legal, estas funciones marcan la diferencia en el día a día.
- Presupuestos que se convierten en factura. Sin teclear dos veces.
- Clientes y productos guardados. Con sus datos fiscales y tarifas.
- Facturas recurrentes. Para abonos y servicios que se repiten.
- Cobros y recordatorios. Saber qué está pagado y qué se debe.
- Exportación para tu gestor. En un formato que acepte su programa.
- Varios usuarios con permisos. Quien factura no tiene que ver todo.
- Copias de seguridad. Y la posibilidad de sacar tus datos.
Haz una lista con las que necesitas de verdad. Un programa con cien funciones que no usas es peor que uno sencillo que cubre las tuyas.
Gratis, de pago o a medida.
Hay tres caminos.
| Opción | Cuándo encaja | Qué vigilar |
|---|---|---|
| Programa gratuito | Pocas facturas y proceso simple | Límites, cumplimiento y si sigue siendo gratis |
| Programa de pago | La mayoría de autónomos y pymes | Cuota por usuario y si cubre tus necesidades |
| Desarrollo a medida | Procesos propios o integración con otros sistemas | Mantenimiento y quién lo actualiza |
Un programa estándar suele ser la mejor opción para empezar. Un desarrollo a medida compensa cuando facturas a partir de datos que ya tienes en otro sistema, como un CRM o un sistema de pedidos. Así no tienes que teclearlos otra vez.
El fundador de OverFuture acumula experiencia desde 2013 y más de 100 proyectos. Entre ellos, un CRM a medida para Nutrivazquez con agenda, notificaciones y seguimiento. Si tu facturación depende de otros datos propios, puedes ver nuestro servicio de software de gestión empresarial y la ficha del CRM.
Cinco preguntas antes de decidir.
- ¿Cumple la normativa de sistemas de facturación y desde cuándo?
- ¿Puedo sacar mis datos si cambio de programa?
- ¿Se conecta con lo que ya uso, como mi banco, mi tienda o mi CRM?
- ¿Cuánto cuesta cuando crezca, no solo hoy?
- ¿Quién me responde si algo falla?
Si las cinco tienen respuesta clara, puedes decidir con tranquilidad. Para entender de qué depende el coste, mira el precio de un programa de facturas y presupuestos. Y si la facturación es solo una parte de lo que necesitas, repasa las herramientas de un ERP.
Preguntas frecuentes.
Depende de cómo la uses: la AEAT explica en sus preguntas frecuentes cuándo cuenta como sistema de facturación. Un programa de facturación deberá cumplir Veri*factu en los plazos vigentes.
La aplicación de facturas cubre ventas y cobros. Un ERP añade compras, inventario y contabilidad sobre los mismos datos. Lo explicamos en qué es un software de gestión.
Sí. El Código de Comercio obliga a conservar los justificantes del negocio durante un tiempo, y tu gestor te dirá cómo organizarlo.
Muchas incluyen ambos. Comprueba que el presupuesto pueda convertirse en factura sin volver a escribirlo.
