Las copias de seguridad de un software a medida las hace quien lo aloja y lo mantiene, pero la responsabilidad de que existan es de tu empresa. Pacta por escrito qué se copia, cada cuánto, dónde se guarda y quién la restaura. Y comprueba de vez en cuando que la copia se puede recuperar, como recomienda INCIBE.
Por qué es cosa de tu empresa.
Cuando encargas un software, es fácil pensar que las copias son cosa del programador. En la práctica, las hace quien aloja y mantiene el programa. Pero si se pierden los datos, quien sufre el problema eres tú.
Si el programa guarda datos personales, hay además una obligación legal. El RGPD pide medidas para restaurar con rapidez la disponibilidad y el acceso a los datos tras un incidente. Y pide garantizar la disponibilidad y la resiliencia de los sistemas.
También hay documentos que la ley obliga a conservar. Los empresarios deben guardar libros, correspondencia y justificantes del negocio durante seis años. Si están en tu programa, la copia también los protege.
Qué hay que copiar.
Una copia completa de un software tiene varias partes, y conviene no olvidar ninguna.
- La base de datos. Clientes, pedidos, facturas: lo que cambia cada día.
- Los archivos. Documentos, fotos o adjuntos que suben los usuarios.
- El código. La versión que está funcionando, en un repositorio a tu nombre.
- La configuración. Lo necesario para volver a montar el programa en otro servidor.
Como usuario legítimo, tienes derecho a la copia de seguridad que necesites para usar el programa, y no se te puede impedir por contrato.
Cada cuánto y dónde.
La frecuencia depende de cuánto te cuesta perder datos. Si en tu programa entran pedidos cada hora, una copia semanal es poco. Si los datos cambian una vez al mes, quizá baste con menos.
Guarda al menos una copia fuera del lugar donde está el programa. Si el servidor falla o se ve afectado por un ataque, una copia en el mismo sitio puede perderse a la vez. Si no sabes dónde está tu programa, lee dónde se guardan los datos de una app.
Conserva también varias copias de fechas distintas. Así puedes volver a un momento anterior si un error se detecta tarde.
Comprobar que se puede recuperar.
Una copia que nunca se ha restaurado es una promesa, no una garantía. INCIBE plantea tres preguntas sencillas sobre cualquier copia. Cuándo se hizo la última, dónde está y si se sabe recuperar.
Pide a tu proveedor una prueba de restauración de vez en cuando, en un entorno separado. Que te diga cuánto tardó y si faltó algo. Es la única forma de saber que la copia sirve.
Qué debe decir el contrato.
El contrato de mantenimiento o de alojamiento debería responder a estas preguntas:
- Qué se copia y con qué frecuencia.
- Dónde se guardan las copias y durante cuánto tiempo.
- Cada cuánto se prueba la restauración y quién la hace.
- Cuánto tiempo se tarda en recuperar el servicio tras un fallo.
- Cómo te entregan una copia completa si cambias de proveedor.
Si el proveedor trata datos personales por tu cuenta, todo esto va en el contrato de encargado del tratamiento. Lo contamos en qué debe incluir un contrato de desarrollo de software.
Si algo sale mal.
Si pierdes datos o sufres un ataque, lo primero es no tocar nada sin saber qué ha pasado. Avisa a tu proveedor y deja que analice antes de restaurar.
Si hay datos personales afectados, el RGPD pide notificarlo a la autoridad de control sin dilación y, si es posible, en un máximo de 72 horas. No hace falta si es improbable que suponga un riesgo para las personas. Si el riesgo es alto, hay que avisar también a los afectados. Consúltalo con tu asesor.
Para dudas de ciberseguridad, INCIBE tiene el 017, su línea de ayuda.
Cómo lo hacemos nosotros.
Ofrecemos soporte y mantenimiento contratable, con un interlocutor único. Las copias son una de las cosas que conviene acordar en ese plan.
En la mayoría de proyectos, el código, los datos y las cuentas quedan a nombre del cliente, según contrato. Así puedes tener tu propia copia completa cuando quieras.
También trabajamos la infraestructura. Para Nutrivazquez montamos una red Ubiquiti con UDM Pro, documentada para mantener la continuidad. Puedes verla en su ficha. Si tu programa necesita mantenimiento, mira qué incluye el mantenimiento de una app y nuestro desarrollo de software a medida.
Preguntas frecuentes.
Normalmente no. Van en el alojamiento o en el plan de mantenimiento. Pregunta antes de firmar.
No siempre. Comprueba qué copia exactamente, cuánto tiempo la guarda y si puedes recuperarla tú.
Sí. Si el código y los datos están a tu nombre, puedes pedir una copia completa cuando quieras.
Depende del riesgo. Lo importante es probarla de vez en cuando, no solo hacerla.
