Qué es un software de gestión documental y cuándo conviene a medida.
Un software de gestión documental guarda los documentos de la empresa en un único repositorio. Los clasifica con datos que permiten encontrarlos y controla quién puede verlos.
Conserva además el historial de cambios y sustituye a las carpetas compartidas, los adjuntos del correo y los archivadores en papel.
Hay sistemas estándar y de código abierto que cubren la mayoría de los casos. Uno a medida compensa cuando tus documentos siguen un circuito propio, como un expediente con varias aprobaciones. También cuando el gestor debe conectarse con tu ERP, tu CRM o tu facturación.
Si un sistema estándar te sirve, te lo diremos.
Qué incluye un gestor documental a medida.
Son las piezas más habituales. Se ajustan a los documentos de tu empresa.
Repositorio único
Todos los documentos en un sitio, con carpetas y etiquetas propias.
Búsqueda
Por texto, por cliente, por fecha o por tipo de documento.
Permisos por rol
Cada persona accede solo a los documentos que le corresponden.
Versiones e historial
Quién cambió qué y cuándo, con la versión anterior a mano.
Circuitos de aprobación
Un documento pasa por las personas que deben revisarlo.
Plazos de conservación
Avisos cuando un documento ha cumplido el tiempo que debes guardarlo.
Gestor documental estándar o a medida.
| Criterio | Gestor estándar | Gestor a medida |
|---|---|---|
| Circuito de documentos | El que ofrece el producto | El de tu empresa |
| Clasificación | Categorías genéricas | Tus tipos de documento y tus datos |
| Integración | Conectores del fabricante | Con tu ERP, tu CRM o tu facturación |
| Coste | Licencia o cuota | Desarrollo y mantenimiento |
| Datos | En la plataforma del proveedor | Donde se decida |
La inteligencia artificial puede leer facturas y albaranes y extraer sus datos para clasificarlos. Lo tratamos en Inteligencia artificial para empresas, en agentes de IA y en automatización con IA, siempre con una persona que revisa lo importante.
Cómo desarrollamos tu gestor documental.
- Mapa de documentos. Qué tipos hay, quién los crea y quién los necesita.
- Clasificación. Datos para encontrarlos y plazos de conservación.
- Prototipo de la búsqueda y de los permisos.
- Carga inicial de los documentos existentes.
- Puesta en marcha y formación del equipo.
El presupuesto depende de los tipos de documento, los circuitos, las integraciones y el volumen de la carga inicial. Cada fase tiene su presupuesto cerrado.
Plazos de conservación y protección de datos.
Cuánto tiempo guardas un documento depende de qué sea. El Código de Comercio obliga a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio, debidamente ordenados, durante seis años. El Estatuto de los Trabajadores fija cuatro años para los registros de jornada.
Si el documento contiene datos personales, el RGPD exige mantenerlos identificables durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento. Por eso un buen gestor documental no solo guarda: también avisa cuándo toca borrar.
Documentos y procesos en lo que ya hemos publicado.
No tenemos publicado un caso de gestión documental como producto aparte. Lo más cercano está en nuestra página de Inteligencia artificial para empresas.
Allí describimos la extracción y el resumen de información de documentos, correos o formularios. Conservamos las referencias y los estados de revisión, para que el equipo compruebe cada dato.
También lo aplicamos a las facturas y los albaranes que llegan a una empresa, como explica Automatización con IA en Zaragoza.
Qué necesitamos para presupuestarlo.
Con una primera conversación suele bastar para empezar. Te pedimos cuatro cosas:
- Los tipos de documento que manejas y cuántos hay, más o menos.
- Quién crea cada tipo, quién lo consulta y quién lo aprueba.
- Los programas con los que debe conectarse el gestor.
- Los plazos que debes respetar para conservar o borrar.
Te respondemos en menos de 24 h laborables.
Preguntas frecuentes.
Si un estándar cubre tu circuito, úsalo. A medida compensa cuando el circuito de tus documentos o la conexión con tus programas no encajan.
Sí. Cargamos tus documentos actuales y los clasificamos con las reglas que definamos contigo.
Puede extraer datos de facturas y albaranes y proponer su clasificación. Una persona revisa lo importante antes de que se use.
Depende de los tipos de documento, los circuitos, las integraciones y el volumen inicial. Tras analizar tu caso, cada fase lleva su presupuesto cerrado.
Se diseña con permisos por rol, historial de accesos y plazos de conservación. El responsable del tratamiento sigue siendo tu empresa.
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