Qué es la gestión de inventarios y cuándo conviene un programa a medida.
La gestión de inventarios consiste en saber, en cada momento, qué artículos tienes, en qué cantidad y dónde están. Un programa de stock registra cada entrada y cada salida, avisa cuando algo baja del mínimo y permite contar el almacén sin pararlo.
El Código de Comercio obliga a todo empresario a llevar una contabilidad que permita elaborar de forma periódica balances e inventarios. Una hoja de cálculo sirve mientras haya pocos artículos y una sola persona. Cuando aparecen varios almacenes, lotes o ventas en tienda online, los errores se acumulan.
Qué incluye un programa de inventario.
Son las piezas más habituales. Se añaden según lo que guardes y cómo lo muevas.
Entradas y salidas
Cada movimiento queda registrado con su fecha y su responsable.
Stock por almacén
Existencias por ubicación, con traspasos entre almacenes.
Avisos de reposición
Alertas cuando un artículo baja del mínimo que fijes.
Inventario físico
Recuentos desde el móvil, con las diferencias a la vista.
Lotes y caducidades
Trazabilidad cuando el producto lo exige.
Conexión con ventas
Los pedidos de tu tienda o de tu CRM descuentan stock solos.
Programa de stock estándar o a medida.
| Criterio | Programa estándar | Programa a medida |
|---|---|---|
| Tipo de producto | Catálogo genérico | Atributos de tu sector |
| Almacenes | Los que permita el plan | Los que tengas |
| Integración | Conectores del fabricante | Con tu tienda, tu ERP o tu CRM |
| Coste | Cuota por usuario o por módulo | Desarrollo y mantenimiento |
| Cambios | Los marca el fabricante | Según lo que pida tu equipo |
Muchos ERP estándar incluyen el stock. ERPNext, por ejemplo, anuncia en su web cuentas, facturación, ventas, compras, stock, fabricación, proyectos y TPV. Si un ERP ya cubre tu caso, no hace falta desarrollar nada. Comparamos los más usados en Mejores ERP para pymes.
Cómo montamos tu control de stock.
- Artículos y almacenes. Cómo se identifican y dónde se guardan.
- Movimientos. Qué entradas, salidas y traspasos existen.
- Prototipo de las pantallas de almacén y de móvil.
- Carga inicial con tu inventario actual.
- Puesta en marcha y ajustes con el equipo de almacén.
El presupuesto depende de los almacenes, los tipos de artículo, las integraciones y la carga inicial. Cada fase tiene su presupuesto cerrado.
Contabilidad, conservación y trazabilidad.
El inventario también es contable. Según el Código de Comercio, el libro de inventarios y cuentas anuales se abre con el balance inicial detallado de la empresa. Recoge además el inventario de cierre de cada ejercicio.
Los justificantes de compras y ventas que respaldan cada movimiento se conservan, debidamente ordenados, durante seis años. Un programa de stock integrado con la facturación facilita ambas cosas. Lo vemos en programa de facturación a medida.
El 63,6 % de las empresas españolas de 10 o más empleados con conexión a Internet usaba un ERP a comienzos de 2025. El stock suele ser uno de sus módulos.
Stock dentro de la gestión de comercios y almacenes.
No tenemos publicado un caso de inventario como producto aparte. El stock sí forma parte de dos de nuestras páginas de sector.
Software de gestión para comercios recoge ventas, stock y pedidos a proveedor. ERP para logística y almacenes trata la recepción y las ubicaciones.
Si tu almacén tiene una particularidad, como producto perecedero o piezas con número de serie, cuéntanosla en la primera reunión. Es lo que decide si compensa programar o configurar un ERP.
Software de gestión para tu sector.
El stock cambia según el negocio. Estas páginas explican cómo se resuelve en cada sector.
Software de gestión para comercios
Ventas, stock y pedidos a proveedor conectados con la tienda online.
ERP para logística y almacenes
Recepción, ubicaciones y preparación de pedidos.
Software de gestión para transporte y logística
Servicios, rutas y facturación por cliente.
Software de gestión agroalimentario
Lotes, caducidades y trazabilidad.
ERP para fabricación
Materias primas, producción y producto terminado.
ERP para comercio y distribución
Compras, almacén y ventas en un solo sistema.
Preguntas frecuentes.
Cuando tu almacén tiene reglas que los programas estándar no recogen, o cuando necesitas que el stock hable con tu tienda, tu CRM o tu facturación.
Sí. Los recuentos y los movimientos se pueden registrar desde el móvil, con las diferencias a la vista.
Depende de los almacenes, los tipos de artículo, las integraciones y la carga inicial. Tras analizar tu caso, cada fase lleva su presupuesto cerrado.
Sí. Cargamos tus artículos y existencias desde tus hojas de cálculo o tu programa actual y comprobamos que cuadren.
Si necesitas contabilidad, compras y ventas a la vez, un ERP. Si solo falla el almacén, un programa de stock pequeño suele bastar.
Proyectos y artículos relacionados.
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